Conceitos e ensinamentos encontrados em “O Projeto Phoenix” e “O Projeto Unicórnio”. DevOps, Agilidade e Colaboração puros no coração de ambos os livros.

Fazia tempo que não engajava em uma leitura como nesses 2 livros a cada capítulo lido aumentava a vontade de ler o próximo ! Esses livros, escritos por Gene Kim e seus coautores, me proporcionaram insights valiosos e até mesmo me trouxeram outras óticas sobre conceitos amplamente divulgados e adotados no mundo de TI e DevOps. A mistura de ficção e cenários do mundo real (na maior parte do tempo muito fiéis ao dia a dia) fez dessas leituras uma experiência informativa e prazerosa, deixando-me com lições e reflexões quanto à abordagem em operações de TI e à gestão organizacional.

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Uma Experiência de Leitura Encantadora

Desde as primeiras páginas, ambos os livros me cativaram com suas narrativas envolventes. “O Projeto Phoenix” apresentou a Bill, um gerente de TI na Parts Unlimited, que é lançado no caos de um projeto falho, crucial para o futuro da empresa. “O Projeto Unicórnio” mudou o foco para Maxine, uma desenvolvedora líder, oferecendo uma nova perspectiva sobre os desafios dentro da mesma empresa. As lutas e triunfos dos personagens pareciam incrivelmente reais, facilitando a identificação com suas experiências e as lições que aprenderam.

Um dos motivos que me levaram a escrever esse texto foi justamente para me ajudar a fixar todos os ensinamentos e conceitos descritos em ambos.

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Lições Transformadoras e Informativas

O que realmente diferenciou esses livros foi a profundidade do conhecimento e a sabedoria prática que eles transmitiram. Resumi abaixo os principais temas que me chamaram a atenção em ambos os livros.

Organizei cada tema tem principais lições aprendidas ao redor do mesmo, impacto (ou possível impacto) no dia a dia e como mensurar esse impacto.

Teoria das Restrições:

• Lição: Focar em identificar e gerenciar gargalos para melhorar o desempenho do sistema.
• Impacto: Este princípio me ajudou a interpretar os fluxos de trabalho, concentrando-se em restrições críticas e como identificá-las.
• Métricas:
• Redução do Lead Time: Medir o tempo desde o início de um processo até sua conclusão.
• Aumento do Throughput: Acompanhar o número de itens ou tarefas concluídas por unidade de tempo.
• Tempo de Ciclo: O tempo que leva para o trabalho progredir do início ao fim.

Limites de Trabalho em Processo (WIP):

• Lição: Limitar o WIP para garantir um fluxo de trabalho suave e evitar sobrecarga.
• Impacto: Ao implementar limites de WIP, costuma-se notar uma melhoria significativa no foco nas tarefas e uma redução na multitarefa dentro das equipes.
• Métricas:
• Taxa de Conclusão de Tarefas: O número de tarefas concluídas por período de tempo.
• Melhoria da Qualidade: Medir defeitos por unidade/entrega de trabalho.
• Satisfação dos Funcionários: Pesquisa entre membros da equipe sobre satisfação no trabalho e níveis de estresse (eNPS / lNPS).

Os Três Caminhos do DevOps:

• Lição: Otimizar processos de trabalho através de Fluxo, Feedback e Aprendizado Contínuo.
• Impacto: Adotar esses princípios costuma agilizar processos de entrega, facilitar a resolução rápida de problemas e fomentar uma cultura de melhoria contínua.
• Métricas:
• Frequência de Deploys: O número de deploys em produção por período de tempo.
• Tempo Médio de Recuperação (MTTR): O tempo médio para se recuperar de uma falha.
• Taxa de Falha de Mudança: A porcentagem de mudanças que resultam em falhas.

Visibilidade do Trabalho:

• Lição: Tornar o trabalho visível para melhorar a transparência e gerenciar tarefas de forma eficaz.
• Impacto: Visualizar o trabalho através de quadros Kanban, Scrum e fluxogramas costuma elevar a colaboração e detecção precoce de problemas.
• Métricas:
• Lead Time: O tempo necessário para concluir uma tarefa do início ao fim.
• Efetividade da Comunicação da Equipe: Pesquisa entre membros da equipe sobre clareza e eficácia da comunicação.
• Tempo de Resolução de Problemas: Acompanhar o tempo necessário para resolver problemas identificados.

Pequenas Entregas:

• Lição: Entregar trabalho em pequenas entregas mais gerenciáveis para reduzir riscos e melhorar a qualidade.
• Impacto: Pequenas entregas minimizam riscos e aumentam a qualidade de entregas e pré entendimento das mesmas.
• Métricas:
• Frequência de Deploys: O número de deploys por período de tempo.
• Densidade de Defeitos: O número de defeitos por unidade/entrega de trabalho.
• Satisfação do Cliente: Usar o Net Promoter Score (NPS) ou feedback dos clientes para avaliar o sucesso.

Abraçar Falhas e Aprender com Elas:

• Lição: Ver as falhas como oportunidades de aprendizado e melhoria.
• Impacto: Essa mudança de mentalidade incentiva a resiliência e o aprendizado contínuo dentro das equipes.
• Métricas:
• Relatórios de Post Mortem: Número e qualidade dos relatórios de análise pós-incidente.
• Horas de Treinamento e Desenvolvimento: Acompanhar as horas dedicadas ao treinamento e desenvolvimento.
• Submissões de Inovação dos Funcionários: Medir o número de ideias inovadoras submetidas pelos funcionários.

Segurança Psicológica e Colaboração:

• Lição: Criar um ambiente onde os membros da equipe se sintam seguros para correr riscos e expressar ideias.
• Impacto: A segurança psicológica aumenta o engajamento e a colaboração, levando a soluções mais inovadoras.
• Métricas:
• Pontuações de Engajamento dos Funcionários: Pesquisa entre funcionários sobre seu engajamento e segurança psicológica.
• Métricas de Colaboração da Equipe: Medir a frequência e a eficácia das colaborações da equipe.
• Taxa de Inovação: Acompanhar o número de novas ideias e projetos iniciados.

Práticas Ágeis (CI/CD, Testes Automatizados, Infraestrutura como Código):

• Lição: Implementar práticas e técnicas robustas para sistemas confiáveis e resilientes.
• Impacto: Essas práticas aumentam a confiabilidade do sistema e reduzem o tempo de deploy.
• Métricas:
• Taxa de Sucesso de Implantação: A porcentagem de implantações bem-sucedidas.
• Cobertura de Testes: A porcentagem de código coberta por testes automatizados.
• Tempo de Provisionamento de Infraestrutura: O tempo necessário para provisionar infraestrutura usando código.

Alinhamento Engenharia Tech e Organizacional:

• Lição: Alinhar a engenharia de tecnlogia com a estrutura organizacional para melhorar a gerenciabilidade.
• Impacto: Alinhar a engenharia com os objetivos organizacionais melhora a gerenciabilidade e a eficiência.
• Métricas:
• Eficiência Organizacional: Acompanhar métricas de eficiência, como taxas de conclusão de projetos e utilização de recursos.
• Feedback dos Funcionários: Pesquisar os funcionários sobre a eficácia do alinhamento organizacional.

Superando Silos Organizacionais:

• Lição: Derrubar silos para promover uma melhor colaboração.
• Impacto: A colaboração entre áreas aprimorada leva a um aumento da inovação e a uma melhor resolução de problemas.
• Métricas:
• Colaboração Entre Áreas: Medir a frequência e a eficácia dos projetos entre áreas .
• Métricas de Inovação: Acompanhar o número de novas iniciativas e projetos entre times bem-sucedidos.
• Satisfação do Cliente: Feedback dos clientes sobre a qualidade geral do serviço e do produto.

Empoderamento e Autonomia:

• Lição: Empoderar as equipes com autonomia para tomar decisões e assumir responsabilidades.
• Impacto: O empoderamento das equipes resulta em maior motivação e melhor tomada de decisões.
• Métricas:
• Pontuações de Autonomia dos Funcionários: Pesquisar os funcionários sobre seu nível percebido de autonomia.
• Velocidade de Tomada de Decisão: Medir o tempo necessário para tomar decisões chave.
• Taxa de Sucesso de Projetos: Acompanhar a taxa de sucesso de projetos gerenciados por equipes autônomas.

Os Cinco Ideais:

• Lição: Abraçar Localidade e Simplicidade, Foco, Fluxo e Alegria, Melhoria do Trabalho Diário, Segurança Psicológica e Foco no Cliente.
• Impacto: Esses ideais criam um ambiente mais produtivo e focado no cliente.
• Métricas:
• Métricas de Produtividade: Medir a produção e a eficiência dos desenvolvedores.
• Métricas de Qualidade: Acompanhar defeitos e problemas por lançamento.
• Métricas de Satisfação do Cliente: Usar NPS e feedback dos clientes para avaliar a satisfação.

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Tipos de Trabalho

Em “The Phoenix Project,” o personagem Erik também enfatiza a importância de entender e gerenciar diferentes tipos de trabalho dentro de uma organização de TI. Reconhecer esses tipos de trabalho ajuda a priorizar tarefas e garantir que a quantidade certa de recursos e atenção seja alocada para cada um.

Projetos de Negócios:

• Descrição: São iniciativas estratégicas que impulsionam a organização para frente, geralmente alinhadas com os objetivos de negócios e são normalmente a maior prioridade.
• Exemplos: Desenvolvimento de novos recursos para um produto, lançamento de uma nova campanha de marketing, implementação de uma grande atualização de sistema de TI.
• Métricas:
• Retorno sobre o Investimento (ROI): Medir o retorno financeiro do projeto.
• Tempo de Mercado: Acompanhar o tempo necessário para lançar um novo recurso ou produto.
• Satisfação do Cliente: Usar o Net Promoter Score (NPS) ou feedback dos clientes para avaliar o sucesso.

Projetos Internos de TI:

• Descrição: Esses projetos focam em melhorar a infraestrutura e os processos internos de TI. Eles podem não contribuir diretamente para a receita, mas são essenciais para manter e melhorar o ambiente de TI.
• Exemplos: Atualização de servidores ou bancos de dados, implementação de novas ferramentas de gestão de TI, melhoria das medidas de segurança.
• Métricas:
• Tempo de Atividade do Sistema: Medir a disponibilidade e a confiabilidade/resiliência dos sistemas de TI.
• Tempo de Resposta a Incidentes: Acompanhar o tempo necessário para responder e resolver incidentes.
• Economia de Custos: Calcular a economia de custos devido a melhorias de eficiência.

Mudanças (Trabalho Diário):

• Descrição: São tarefas rotineiras e pequenas mudanças que as equipes de TI lidam diariamente. Incluem atualizações menores, correção de bugs e atividades de manutenção.
• Exemplos: Aplicação de patches e atualizações, correção de bugs menores, resposta a solicitações de suporte de usuários.
• Métricas:
• Tempo Médio de Resolução (MTTR): Medir o tempo médio necessário para resolver problemas.
• Taxa de Sucesso de Mudanças: Acompanhar a porcentagem de mudanças implementadas com sucesso.
• Satisfação dos Usuários: Pesquisar os usuários sobre sua satisfação com o suporte de TI.

Trabalho Não Planejado (Combate a Incêndios):

• Descrição: São tarefas inesperadas que surgem devido a incidentes, falhas ou questões urgentes. Elas frequentemente interrompem o trabalho planejado e podem consumir recursos significativos e impactar de maneira negativa e relevante todo o trabalho planejado.
• Exemplos: Resposta a falhas de sistema, lidar com brechas de segurança, corrigir bugs críticos em produção, hotfixes.
• Métricas:
• Frequência de Incidentes: Acompanhar o número de incidentes ao longo do tempo.
• Impacto do Incidente: Medir o impacto dos incidentes nas operações de negócios (por exemplo, custo do tempo de inatividade ou impacto no fluxo de desenvolvimento).
• Revisões Pós-Incident: Conduzir revisões para identificar causas raiz e lições aprendidas.

Os Três Horizontes

Em “O Projeto Phoenix” e “O Projeto Unicórnio,” Erik introduz o conceito dos Três Horizontes para ajudar a gerenciar e planejar o futuro. Esse framework ajuda as organizações a equilibrar as necessidades imediatas com o crescimento e a inovação a longo prazo. A grosso modo seriam o planejamento de curto, médio e longo prazo mas estruturados de uma maneira que eu julguei mais clara, visível e fácil de conectar.

Horizonte 1: Necessidades Imediatas e Operações

• Descrição: Foca em manter e melhorar as operações atuais, lidar com problemas imediatos e garantir a estabilidade dos sistemas existentes.
• Exemplos: Manutenção rotineira, otimização de desempenho, tratamento de incidentes e suporte a produtos atuais.
• Métricas:
• Tempo de Atividade do Sistema: Medir a disponibilidade e resiliência dos sistemas atuais.
• Tempo de Resolução de Incidentes (MTTR): Acompanhar o tempo necessário para resolver problemas imediatos.
• Satisfação do Cliente: Usar NPS ou feedback dos clientes para avaliar a satisfação com os serviços atuais.

Horizonte 2: Melhorias e Crescimento a Curto Prazo

• Descrição: Envolve melhorar as capacidades existentes, explorar novas oportunidades e preparar para o crescimento futuro. Isso inclui desenvolver novos recursos ou serviços que se baseiam nos sistemas atuais.
• Exemplos: Adicionar novos recursos a produtos existentes, expandir o alcance de mercado, melhorar processos e integrar novas tecnologias.
• Métricas:
• Tempo de Mercado: Acompanhar o tempo necessário para desenvolver e lançar novos recursos.
• Crescimento de Receita: Medir o aumento de receita proveniente de novas melhorias.
• Taxa de Adoção do Cliente: Acompanhar a rapidez com que os clientes adotam novos recursos ou serviços.

Horizonte 3: Inovação e Transformação a Longo Prazo

• Descrição: Foca em inovações orientadas para o futuro que podem transformar a organização. Isso envolve explorar tecnologias disruptivas, criar novos produtos e entrar em novos mercados.
• Exemplos: Pesquisa e desenvolvimento de novas tecnologias, lançamento de novas linhas de produtos, parcerias estratégicas e exploração de novos modelos de negócios.
• Métricas:
• Taxa de Inovação: Medir o número de novas ideias ou projetos iniciados.
• Participação de Mercado: Acompanhar a presença da organização em novos mercados.
• ROI a Longo Prazo: Avaliar o retorno financeiro a longo prazo dos projetos inovadores.

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Core e Contexto

Em “O Projeto Phoenix” e “O Projeto Unicórnio,” Erik introduz o conceito de “Core e Contexto” para ajudar as organizações a focarem seus esforços e recursos de forma eficaz. Este conceito ajuda a distinguir entre atividades que contribuem diretamente para a proposta de valor única da empresa (core) e aquelas que apoiam, mas não diferenciam a empresa no mercado (contexto).

Core:

• Descrição: Atividades core são aquelas que criam uma vantagem competitiva e diferenciam a organização no mercado. Estas são as capacidades únicas que impulsionam o crescimento e o sucesso dos negócios.
• Exemplos: Desenvolvimento de tecnologia proprietária, criação de produtos inovadores e oferta de um atendimento ao cliente excepcional.
• Métricas:
• Crescimento de Receita: Medir o aumento da receita diretamente atribuível às atividades core.
• Participação de Mercado: Acompanhar a participação da empresa no mercado em áreas relacionadas às suas competências essenciais.
• Satisfação do Cliente: Usar NPS ou feedback dos clientes para avaliar a satisfação com as ofertas core.

Contexto:

• Descrição: Atividades de contexto são necessárias para a operação do negócio, mas não proporcionam uma vantagem competitiva. Essas atividades apoiam as funções core, mas são frequentemente padronizadas ou comoditizadas.
• Exemplos: Manutenção da infraestrutura de TI, processamento de folhas de pagamento e tarefas administrativas rotineiras.
• Métricas:
• Eficiência de Custos: Medir a economia de custos alcançada nas atividades de contexto.
• Confiabilidade/Resiliência Operacional: Acompanhar o tempo de atividade e a confiabilidade dos sistemas de suporte.
• Melhoria de Processos: Avaliar as melhorias na eficiência e eficácia das atividades de contexto.

Conclusão

Os ensinamentos do personagem Erik fornecem uma ampla visão para transformar operações de Tech e fomentar uma cultura de melhoria contínua, colaboração e inovação. Ao implementar esses conceitos-chave e medir seu sucesso através de métricas relevantes, as organizações podem alcançar melhorias significativas em eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

Algumas práticas e conceitos descritas aqui já são práticas relativamente antigas em 2024, mas vale ressaltar que na época (2013) do livro "O Projeto Phoenix" tudo isso ainda era novidade e não prática comum de mercado e até hoje muitas empresas ainda não adotaram as mesmas.

Como alguém que já tem um certo tempo de mercado e pode acompanhar de perto algumas dessas mudanças não posso deixar de comentar como dei risada em alguns momentos durante o livro quando práticas mais antigas e já em desuso no mercado foram descritas no dia a dia.

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Recomendo a leitura de ambos os livros independente do seu escopo ser de contribuidor individual ou gestor, tem muito aprendizado prático para ambos os contextos.